逆転の発想 管理しないメール管理術?

逆転の発想 管理しないメール管理術?

みなさんは仕事のメールって、一日にどれくらい来ますか?

私は平均すると50~70通くらいです。極端に多くなったり少なくなったりはしませんが、日曜は週間の営業記録が届くので100通を超えることも。この数が多いのか少ないのかは分かりませんが、そんな私がやっているメール管理方法を記しておきます。

1:受信トレイにためまくる

メール管理の基本は「受信トレイを常に空にする」こと、とよく言われます。本当に重要な、未処理な物だけを受信トレイに残せ、と。

しかし、100通のメールのうち、「重要だけどその場で処理できないメール」って何通くらいでしょう?私の場合は5通くらいです。だったら、95通のメールを削除したり仕分けしたりするよりも、5通のメールを隔離した方が時間の節約になりませんか?

ということで、まずは全てのメールを受信トレイで受信します。細かくフォルダ分けして自動的に振り分けされている方もいますが、全てのメールに目を通したいのであれば一元化した方がいいです。

2:「大事な仕事」フォルダに仕分ける

仕事のメールには大きく3種類有ると思います。

  1. その場で確認するメール(見るだけ)
  2. すぐに処理(返信など)が必要なメール
  3. 後ほど処理が必要なメール

1は、受信メールチェック時にどんどん確認していきます。見た後にジャンルに分けてフォルダ分けとか…しません。2も、その場で返信していきます。返信は「送信済みフォルダ」に残るので、これも放置。後で必要なら、いくらでも検索できます(検索機能の強いメーラーにしましょう)。

そして、3のメールだけを、どんどん「大事な仕事」フォルダに放り込みます(名称は何でもいいです)全てのメール処理が終わったら、「大事な仕事」フォルダに残っているのが、今日の業務です。

3:検索機能を最大限に活かす

さて、一つのタスクを消化しました。それに関わるメールを「大事な仕事」フォルダから…削除しません。「受信トレイ」に戻します。いつでも検索できるように。時系列、送信者でのソートはもちろんのこと、メーラーによっては全文検索も早くなりました。出来るだけ一つの場所にまとめておくことで、検索機能を最大限に生かせます。

メールを削除する手間から解放されると、精神的に楽になります。今のパソコンのスペックなら、3年分くらいのデータは余裕で入りますので、どうしても容量や動作に問題があれば、一年ごとに一番古い一年間のメールを丸ごと削除すれば良いです。

なお、基本的な事柄として、仕事のメールアドレスには仕事以外のメールが来ないようにする(メルマガ・スパム・私的メールなど)のは、言うまでもありません。

Category(s): おもったこと
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